Votre espace de stockage en ligne se met à l’heure collaborative !
S’il était déjà possible de partager des documents, votre réseau éducatif s’apprête à aller encore plus loin en offrant la possibilité aux utilisateurs de déposer des documents dans un même dossier partagé. Vous stockez régulièrement des documents sur votre espace en ligne et regrettez de devoir les partager un à un avec vos collègues ? Ce qui suit devrait grandement vous intéresser. En effet, l’Espace documentaire va connaître une petite révolution, dont l’objectif est clair : faciliter le travail collaboratif !
Prenons l’exemple de Floriane, enseignante. Elle trouve dommage de devoir chercher partout chaque ressource pédagogique dont elle a besoin sachant qu’elle pourrait mutualiser ses propres trouvailles avec celles de ses collègues. Grâce à l’évolution de l’Espace documentaire, Floriane pourra créer un dossier partagé entre tous les enseignants de son école pour mutualiser et mettre en commun les ressources pédagogiques de chacun.
Concrètement, qu’est ce qui va changer ?
Pour différencier les contenus privés de l’enseignante et ceux issus du dossier de contributions, le menu de l’application connaîtra quelques changements. En lieu et place de “Documents partagés avec moi”, on retrouvera un nouveau menu “Documents partagés”, qui contiendra les contenus mis en commun, qu’ils appartiennent à l’utilisateur ou à des contributeurs. Le menu “Mes documents” contiendra quant à lui les documents personnels non partagés. Attention, si vous décidez de partager un document personnel, celui-ci sera déplacé de l’onglet “Mes documents” à l’onglet “Documents partagés”. Si vous souhaitez le conserver aussi dans votre dossier privé, il vous sera proposé de faire une copie du document. Vous pourrez ensuite le retrouver dans les deux onglets.
Il est important de noter qu’après la création d’un dossier partagé, il conviendra, comme partout dans l’ENT, de le partager aux utilisateurs de votre choix. On retrouvera donc dans la fenêtre de partage l’attribution des droits de consultation, contribution, gestion ou commentaire. Lorsque l’on sélectionnera un de ces droits pour un utilisateur, ce droit s’appliquera pour tous les documents et sous-dossiers contenus dans le dossier partagé.
Autre nouveauté à venir, sur la nouvelle page “Documents partagés”, le bouton “Importer” fera son apparition pour permettre à chacun de placer directement ses documents dans un dossier commun. Une zone de recherche facilitera aussi la localisation des documents, car le nombre de dossiers partagés pourra rapidement devenir volumineux !
Des optimisations en nombre !
D’autres optimisations ont été identifiées par les utilisateurs et seront intégrées dans l’évolution de l’application Espace documentaire. Ainsi, il sera possible de :
- Rechercher un document en saisissant son libellé ou son auteur.
- Télécharger plusieurs fichiers ou un dossier complet en une seule fois.
- Mémoriser la vue sélectionnée (liste, vignette ou carrousel) pour les prochaines visites.
- Amélioration du « glisser-déposer » depuis votre ordinateur vers l’espace documentaire et dans l’espace documentaire lui-même.
- Amélioration de la fenêtre de déplacement de copie.
Pour prévenir les utilisateurs, un tour interactif indiquera à la première visite du nouvel espace documentaire que le classement des dossiers a changé. Le mode d’emploi complet de l’application est également disponible sur l’aide en ligne contextuelle, accessible en cliquant sur le point d’interrogation situé dans le menu supérieur.
La console d’administration se perfectionne
L’objectif est simple : faciliter la vie des administrateurs ! Dans cette nouvelle version, la date de création du compte fait son apparition sur chaque fiche utilisateur. Dans la liste des comptes, on peut donc filtrer les utilisateurs en fonction de la date de création de leur compte. Même chose pour le publipostage ! Vous pouvez désormais filtrer les comptes par date de création et réserver votre publipostage uniquement aux utilisateurs les plus récents par exemple.
Vous avez un nouveau message
Interro surprise : quelle est l’application la plus utilisée de toute la solution ? La Messagerie bien sûr ! Et son utilisation massive pose maintenant la question de la gestion de l’abondance des mails. Comment conserver l’ensemble des conversations, sans pour autant rendre la page illisible ou indigeste par son trop plein d’information ? Il est maintenant possible de replier l’historique des différents messages d’une même conversation. L’usage de l’application est donc facilité lors de la réception d’une succession importante de message.
